ข้อมูลระดับเพตะไบต์ที่รัฐบาลจัดทำขึ้นในแต่ละปีกำลังทำลายระบบที่ควรประเมินเพื่อเผยแพร่สู่สาธารณะข้อมูลท่วมท้นและความท้าทายในการจัดหมวดหมู่นั้นยิ่งใหญ่มาก จนคณะผู้เชี่ยวชาญได้แนะนำให้ทำเนียบขาวเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการเอกสารของหน่วยงานต่าง ๆ อย่างถอนรากถอนโคน“ถ้าคุณดูที่จำนวนเอกสารที่ถูกจัดทำขึ้น แค่ความแตกต่างระหว่างรัฐบาลจอร์จ บุชชุดแรกกับรัฐบาลชุดที่สอง มันหายไปจากน้อยกว่าสองเทราไบต์เหลือประมาณ 40 [เทราไบต์]
ในพื้นที่ของเอกสารสำคัญสามฉบับของประธานาธิบดีที่หายไป
ไปยังห้องสมุดต่างๆ” แนนซี โซเดอร์เบิร์ก ประธานคณะกรรมการจำแนกประเภทผลประโยชน์สาธารณะและอดีตรองที่ปรึกษาด้านความมั่นคงแห่งชาติกล่าวในการให้สัมภาษณ์กับ Federal News Radio “ตอนนี้การดูทีละหน้าทุกหน้านั้นเป็นไปไม่ได้ ผลลัพธ์คือหากไม่มีการเปลี่ยนแปลง ประชาชนจะไม่สามารถเข้าถึงสิ่งที่รัฐบาลทำในทางที่มีความหมายได้”
แนนซี โซเดอร์เบิร์ก ประธานคณะกรรมการลดประเภทความสนใจสาธารณะ
คณะกรรมการได้ส่งคำแนะนำไปยังประธานาธิบดีบารัค โอบามา เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน หลังจากทำการวิจัยและปรึกษาหารือกับหน่วยงานของรัฐบาลกลางเกือบ 3 ปี เช่น กระทรวงกลาโหม กระทรวงการต่างประเทศและพลังงาน ผู้สนับสนุนรัฐบาลแบบเปิด นักวิชาการ บริษัทเทคโนโลยี และอื่นๆ อีกมากมาย ค้นพบวิธีที่หน่วยงานต่างๆ ทั่วทั้งรัฐบาลใช้ระบบคลาวด์เพื่อพลิกโฉมบริการภาครัฐ ตั้งแต่องค์กรไปจนถึงปลายทางในงาน 3 วันนี้ ลงทะเบียนวันนี้!
ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเป็นเวลาเจ็ดทศวรรษ
ระบบสามระดับในปัจจุบันกำหนดให้หน่วยงานต้องตัดสินใจก่อนว่าจำเป็นต้องจัดประเภทหรือไม่ จากนั้นระดับใดเป็นระดับลับ ความลับ หรือความลับสุดยอด
คณะกรรมการกล่าวว่าระบบนี้พังเพราะใช้กระบวนการในยุคสงครามเย็นและไม่ทันกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในช่วง 72 ปีที่ผ่านมา
ประธานาธิบดีแฟรงกลิน ดี. รูสเวลต์สร้างระบบปัจจุบันตามคำสั่งของผู้บริหารในปี 2483 ในช่วงเวลาที่เอกสารทั้งหมดยังเป็นกระดาษและปริมาณเอกสารไม่มากเท่าปัจจุบัน
ตัวอย่างเช่น ในช่วงแปดปีของรัฐบาลบุช ระหว่างปี 2543 ถึง 2551 รัฐบาลได้สร้างอีเมลประมาณ 250 ล้านฉบับที่ถือว่ามีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ในช่วงแปดปีของรัฐบาลโอบามา ผู้เชี่ยวชาญคาดว่าอีเมลมากกว่าพันล้านฉบับจะมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ คณะกรรมการกล่าวว่า ไม่มีทางภายใต้ระบบปัจจุบันสำหรับผู้จัดการบันทึกของหน่วยงานในการตรวจสอบ วิเคราะห์ และจัดประเภทหรือไม่จัดประเภทเอกสารเหล่านั้นทั้งหมด
อีกประเด็นหนึ่งคือการจัดประเภทเอกสารมากเกินไปเนื่องจากวัฒนธรรมที่ไม่ชอบความเสี่ยงของรัฐบาล และระยะเวลาที่ใช้ในการแยกประเภท คำแนะนำยังมุ่งเน้นไปที่วิธีการปรับปรุงกระบวนการแยกประเภท
คำแนะนำกว้าง ๆและกล่าวถึงทุกอย่างตั้งแต่การย้ายออกจากระบบการจำแนกประเภทสามชั้นไปสู่กระบวนการสองชั้นเพื่อเสริมสร้างศูนย์จำแนกประเภทแห่งชาติของ National Archives and Records Administration ไปจนถึงการให้ความคุ้มครอง “ท่าเรือที่ปลอดภัย” แก่พนักงานของรัฐบาลกลางหากพวกเขาปฏิบัติตามความเสี่ยงที่เข้มงวด กระบวนการจัดการในการทำหน้าที่จำแนกประเภท
“สิ่งที่เรากำลังดูคือความลับและความลับถูกยุบรวมเป็นหนึ่งเดียว” โซเดอร์เบิร์กกล่าว “สิ่งต่าง ๆ ที่ไม่ได้จัดประเภทเราไม่แนะนำให้เราเปลี่ยนจริงๆ ส่วนการจำแนกประเภทคือเราจะแยกประเภทสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างไร”คณะทำงานแยกต่างหากกำลังดูข้อมูลที่ไม่เป็นความลับ จอห์น ฟิทซ์แพทริค ผู้อำนวยการสำนักงานกำกับดูแลความปลอดภัยข้อมูล (ISO) ของ NARA กล่าวว่า คณะกรรมการระหว่างหน่วยงานจะออกกฎที่เสนอในช่วงต้นปี 2556 เพื่อหาเหตุผลเข้าข้างตนเองเกี่ยวกับจำนวนและการใช้ฉลากที่ไม่ระบุประเภท เช่น ฉลากที่ละเอียดอ่อนแต่ไม่จำแนกประเภท (SBU) หรือสำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ เท่านั้น (FOUO).
John Fitzpatrick ผู้อำนวยการสำนักงานกำกับดูแลความปลอดภัยของข้อมูล NARA
Fitzpatrick กล่าวว่าคำแนะนำของคณะกรรมการและการประสานกันและการลดฉลากที่ไม่ได้จัดประเภทเป็นความพยายามที่แยกจากกัน แต่เกี่ยวข้องกัน
Soderberg กล่าวว่าเป้าหมายของความพยายามของคณะกรรมการคือการลดการจัดประเภทให้เป็นความลับและเป็นความลับสุดยอด แต่ยังดำเนินการเพื่อให้ได้ข้อมูลสู่สาธารณะอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น
วิธีหนึ่งที่จะทำให้การจำแนกประเภททำได้รวดเร็วยิ่งขึ้นคือการทำให้แน่ใจว่าแต่ละหน่วยงานมีนักประวัติศาสตร์ที่ทำหน้าที่ตรวจทานเอกสาร
