National Archives and Records Administration เป็นที่รู้จักกันดีที่สุดในการเก็บรักษาเอกสารอายุหลายศตวรรษ เช่น คำประกาศอิสรภาพและรัฐธรรมนูญของสหรัฐอเมริกา แต่หน่วยงานดังกล่าวกำลังเผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างออกไปในการจัดเก็บอีเมลและบันทึกเว็บไซต์ของรัฐบาลจากเอกสารสองฉบับที่ผ่านมา ทศวรรษ“เป็นเรื่องน่าสนใจที่จะนึกถึงบันทึกที่สร้างขึ้นเมื่อ 270 ปีก่อน ซึ่งทำด้วยปากกาและแผ่นหนัง และตอนนี้เสร็จสิ้นด้วยบิตและไบต์
พวกเขาทำด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์” Lisa Haralampus
ผู้อำนวยการฝ่ายจัดการบันทึกและเผยแพร่ที่ NARA กล่าวเมื่อวันพุธระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ GovExec เกี่ยวกับการจัดการบันทึก
ผ่านโครงการ Federal Electronic Records Modernization Initiative (FERMI) ซึ่งหน่วยงานนี้เปิดตัวในเดือนตุลาคม 2558 NARA มุ่งหวังที่จะเป็นผู้นำหน่วยงานต่างๆ ในการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นบันทึกดิจิทัล
Haralampus กล่าวว่า “เราดิ้นรน มุ่งมั่น และประสบความสำเร็จ ถอยหลังหนึ่งก้าวและก้าวไปข้างหน้าสองก้าวมานานหลายทศวรรษเมื่อพูดถึงการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์” Haralampus กล่าว
ข้อมูลเชิงลึกโดย Carahsoft: เอเจนซีจะบรรลุประสบการณ์ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมด้วยความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ได้รับการปรับปรุงได้อย่างไร ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บสุดพิเศษนี้ Jason Miller ผู้ดำเนินรายการจะหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบคลาวด์และกลยุทธ์การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึงกับหน่วยงานและผู้นำในอุตสาหกรรม
ในขณะที่ฝ่ายบริหารของทรัมป์คาดว่าเอเจนซี่จะใช้จ่ายน้อยลงในการจัดการบันทึกในระยะยาว Haralampus กล่าวว่าเอเจนซี่อาจประหยัดเวลา แต่อาจไม่ได้เงินเมื่อเปลี่ยนไปใช้บันทึกดิจิทัล
“เราทราบดีว่าการจัดการบันทึกและรัฐบาลดิจิทัลไม่ได้ถูกลง
เทคโนโลยีไม่ได้ถูกลง แต่มักจะดีกว่าเท่านั้น” เธอกล่าว “โดยปกติแล้วจะลดภาระให้กับบุคลากรของหน่วยงานที่สร้างบันทึก แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะทำได้ฟรี”
แม้ว่าหน่วยงานอาจไม่สามารถประหยัดเงินได้โดยเปลี่ยนไปใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ แต่ NARA พบว่าต้นทุนของพื้นที่จัดเก็บดิจิทัลทำให้การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มีราคาย่อมเยามากขึ้น
Haralampus กล่าวว่า “เราพบว่าค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลดลงอย่างทวีคูณเมื่อเวลาผ่านไป “ช่วงหนึ่ง มีคนเคยพูดว่า ‘ฉันไม่สามารถจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้เพราะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บมากเกินไป’ ตอนนี้คุณไม่ได้ยินแล้ว”
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ NARA ได้ยินคือความท้าทายของวิธีที่เอเจนซี่สามารถนำทางบันทึกอีเมลหลายเทราไบต์เพื่อให้สอดคล้องกับคำขอ Freedom of Information Act
“การที่สามารถรักษาและค้นหาข้อมูลได้ หมายถึงการจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูล และผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่สามารถพูดว่า ‘ให้เราทำงานเบื้องหลังเพื่อให้คุณทำงานเบื้องหน้า’” ฮาราลัมปัสกล่าว
ผลักบริการที่ใช้ร่วมกัน
เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ Haralampus เรียกร้องให้หน่วยงานต่าง ๆ มองหาบริการที่ใช้ร่วมกัน
“ฉันจะพยายามหาทางที่คุณสามารถพูดว่า ‘นี่คือบริการที่มีให้ ซึ่งใช้ร่วมกันทั่วทั้งรัฐบาลกลาง และถ้าคุณต้องการจัดเก็บบันทึกโซเชียลมีเดีย ฉันมีบริการนั้น นี่คือสิ่งที่ฉันเรียกเก็บ นี่คือสิ่งที่ฉันทำ นี่คือสิ่งที่คุณได้รับเมื่อคุณมาที่นี่” เธอกล่าว “ฉันต้องการให้พนักงาน 99 เปอร์เซ็นต์ในรัฐบาลกลางมองไม่เห็นการจัดการบันทึก โดยพวกเขาไม่ได้สนใจมันด้วยซ้ำ และสำหรับพวกเรา 1 เปอร์เซ็นต์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลและการกำกับดูแลข้อมูล ฉันต้องการเห็นเราได้รับเงินทุนและการสร้างและทำสิ่งเบื้องหลังทุกประเภทที่เราบันทึกและรักษาประวัติศาสตร์ของเรา”
